Digitalizace dokumentů 

ScanFlow  -  Software pro správu dokumentů

Do Wordu či Excelu přímo z MFP


ScanFlow je jednoduchým nástrojem jak pomocí multifunkcí Konica Minolta převádět papírové dokumenty do editovatelné podoby, či do prohledávatelného PDF. Navíc ScanFlow nabízí i základní řešení pro archivaci dokumentů ovládané přes zařízení Konica Minolta, které je současně i jeho skenovací periférií.

Použití multifunkčních zařízení Konica Minolta s aplikací ScanFlow je ten nejjednodušší způsob, jak všem svým zaměstnancům zpřístupnit možnost převodu papírových dokumentů do editovatelné podoby, aniž by museli použít nějakou další aplikaci, nebo zvláštní, pro tyto účely určený přístroj. Již vytištěné papíry tak bude možné snadno upravovat bez nutnosti pracného přepisování a to pomocí přístroje, který je dobře znám a je denně používán.


Systém pro skenování do editovatelných formátů
Díky možnosti převodu dokumentů do editovatelné podoby přímo z multifunkčního zařízení Konica Minolta získají všichni zaměstnanci možnost využít tyto funkcionality aniž by museli mít nainstalovánu jakoukoliv aplikaci na své pracovní stanici. Jednoduše zvolí na multifunkčním zařízení typ formátu souboru a naskenují. ScanFlow automaticky převede dokument do požadovaného formátu a odešle dokument uživateli přímo do emailové schránky.

Navíc ScanFlow nabízí základní funkcionalitu pro archivaci dokumentů jakou jsou faktury, smlouvy či jiné dokumenty potřebné pro uchování. Administrátor definuje adresáře, do kterých mají být dokumenty ukládány a pravidla pro pojmenovávání souborů. Uživatel poté může přímo ve ScanFlow na multifunkčním zařízení zvolit archív, zadat parametry souboru jako např. klíčová slova dokumentu a naskenuje. ScanFlow dokument převede do prohledávatelného PDF, doplní zadané paramenty a uloží do zvoleného adresáře dle pravidel pojmenovávání souboru.


Funkce

• Skenování do emailu
- Podporované formáty JPEG, PDF, TIFF, sPDF, Word, Excel
- Definování cílového uživatele

• Správa uživatelů
- Využití autorizace z multifunkčního zařízení či LDAP konektoru
- Vyhledávání uživatelů 
- Interní uživatelská databáze

• Skenování do archivu
- Definování vlastních adresářů
- Definování názvů souborů
- Vyplnění parametrů souboru (titul, autor, předmět, klíčová slova)
- Automatický převod dokumentu do prohledávatelného PDF
- Možnost nastavení externího zpracování např. pro vytěžování čárových kódů či exportu do DMS


Přínosy
• Úspora času při přepisování papírových dokumentů
• Archivace dokumentů s možností vyhledávání v textu dokumentů
• Automatické pojmenovávání archivovaných dokumentů
• Možnost definování parametrů souboru přímo v multifunkčním zařízení
• Řešení bez nutnosti instalace software na pracovních stanicích