DataPoint 

DataPoint je inteligentní a sofistikovaný systém pro ukládání digitalizovaných dokumentů ať už za účelem jejich archivace nebo následné editace.

Nabízí velmi jednoduché uživatelské rozhraní s minimem nutných úkonů ze strany samotných uživatelů. Skenování, rozpoznávání, vytěžování dat, zpracovávání dokumentů, jejich konverze do jiných formátů, zatřídění do příslušných složek s možnostmi přístupu - to vše zpracovávají automatizované procesy na pozadí. Uživatelé tedy musí pouze vložit dokumenty do podavače skeneru a celý proces spustit - o vše ostatní se postará dataPoint.



Vlastnosti:

1. skenování
Dokument je naskenován na multifunkčním zařízení, který umožňuje získat od uživatele další údaje (metadata).




2. automatické vytěžení dokumentů
Systém z dokumentu vytěží textové informace (OCR, ICR), čárové kódy, nebo i strukturovaná data (zónové vytěžování).





3. vstup do dataPointu
Dokument vstupuje do dataPointu včetně všech získaných metadat, která mohou v systému určovat postup zpracování dokumentu.



 

4. přiřazení informací o typu dokumentu a workflow – změna vlastníka dokumentu, změna typu dokumentu, změna nebo úprava údajů
Uživatelé doplní dokument o požadované indexy, přičemž systém zaznamenává, kdo a kdy doplnil jaké údaje, případně komu dokument předal.





5. archivace – inteligentní uložení dokumentů
Dokument, který obsahuje požadované indexy, může být převeden do archivu v systému dataPoint. Pokud je to požadováno, může být dokument převeden do externího systému (ERP, DMS, apod.).








Možnosti využití:



dataPoint nabízí širokou škálu řešení

S dataPointem můžete velmi efektivně ušetřit drahocenný čas Vašich zaměstnanců a kolegů. Pomocí dataPointu otravné a rutinní práce nahradíte automatizovaným systémem.

Mimo to dataPoint poroste s Vašimi potřebami - ne vždy potřebujete a můžete od začátku nasazovat složité, komplexní systémy. dataPoint je systém jednoduchý na implementaci, ale vzhledem k použité technologii Vám umožní růst.

- systém dataPoint můžete nasadit jako hlavní aplikaci pro archivaci digitálních dokumentů
- můžete jej použít i jako doplněk stávajícího DMS systému
- je vhodný jako nástroj pro indexování dokumentů před vstupem do jiného systému
- lze jej prakticky využít pro jakoukoliv agendu dokumentů, kde je cílem každý dokument smysluplně označit, zařadit a uložit pro budoucí jednoduchý přístup


dataPoint a formulář Školení řidičů

Máte evidenci formulářů pro školení řidičů, které musí schválit několik lidí ještě předtím, než školení proběhne a formulář bude archivován? Se systémem dataPoint jsou jednotlivé dokumenty předány mezi uživateli tak, že každý může podle svých práv doplnit konkrétní údaj. Systém hlídá, abyste měli odsouhlaseno, kdo a kdy jde na školení řidičů. To vše máte zároveň přehledně uloženo.


dataPoint a tištěné dokumenty

Máte ve Vašem systému vystaveny třeba smlouvy nebo dodací listy, které jsou vyplňovány v papírové podobě a chcete je archivovat až v jejich finální podobě? dataPoint je schopen z těchto dokumentů vytěžit data, jako jsou čárové kódy nebo texty a podle nich je automaticky zařadit do příslušných složek. 


dataPoint a schvalování faktur

Přijde Vám faktura, kterou chcete nechat proplatit, a tak musíte jít za nadřízeným nechat si proplacení schválit, následně na účtárnu, aby fakturu proplatila a poté ji uložit do archivu? dataPoint tuto činnost provede za Vás. Jednoduše příchozí fakturu vložíte do dataPointu a pak již jen sledujete, jak fakturu zpracovávají jednotlivé osoby a následně se uloží do archivu.